Titkár feladatai a szervezésben

Bármely szervezet teljesítménye a titkárok erőfeszítéseitől függ. A titkár feladatai közé tartozik az általános alap-, szervezési és rendes irodai feladatok ellátása a cégnél, a különböző részlegeknél és a vezetőségnél. Segítenek az e front office kezelésében és az adminisztratív ügyek intézésében is. A titkári feladatokat legtöbbször nem veszi észre a nyilvánosság. Ezek azonban döntő szerepet játszanak a szervezésben és a szervezet pályán tartásában

Küldetésünkre vállalkozunk, hogy felmutassuk a titkárok fontosságát a szervezet zökkenőmentes lebonyolításában és egyéb szervezési feladatok ellátásában. Az eljátszott szerepek egy része sok ember számára ismeretlen. Szerepük túlmutat a jegyzetelésnél és a telefonálásnál. A szakma hosszú utat tett meg abban, hogy a szervezetben a döntéshozatalhoz szükséges összes műveletben elengedhetetlenné vált.

A titkár feladatai

A titkár munkája szakterületenként eltérő. Hasonló feladatokat látnak el azonban az orvosi, jogi területtől a cégtitkárokig. A magasan kompetens titkárok szakértelmére nagy igény van a jelenlegi iparágban. Gyakran tele van elfoglalt munkarenddel és szoros határidőkkel.

Olvassa el is

Sztrájk a halottas munkásaival Ghánában – Okok és legfrissebb hírek

Példák a titkári munkaköri megnevezésekre

• Titkár
• Jogi titkár
• Ügyvezető titkára
• Titkár (részmunkaidős)
• Recepciós

Mik a titkári feladatok?

Sokan gyakran összetévesztik a titkárnői szerepet egy személyi asszisztenssel. Elméletileg azonban a személyi asszisztens szerepe eltér a titkárétól. A titkárnőhöz erős készségekre és kompetenciákra van szükség, ellentétben a személyi asszisztenssel. A titkár összetett, a szervezet alapműködését befolyásoló feladatokat lát el.

Az irodai titkári feladatok ágazatonként vagy munkáltatónként változnak. A szakma azonban a munkakörülmények hasonlóságai miatt rokonságban áll egymással. A különböző munkahelyeken a titkárok ugyanazt a feladatot és felelősséget látják el. Ez befolyásolja a szervezet működését. Íme néhány standard és elsődleges feladat, amelyeket a titkárok látnak el különböző munkakörülmények között:

1. Recepció

Az általános irodai munkakörökben a titkárok feladatai közé tartozik, hogy segítsék az új dolgozókat és a látogatókat a szervezetben való eligazodásban. A tipikus feladatok közé tartozik a látogatók irányítása a megfelelő részlegekre és irodákra. Megmutatják az új alkalmazottaknak a munkaállomásaikat is az első napon. Általában a cég összképet vetítik ki azáltal, hogy világszínvonalú és professzionális fogadtatást kínálnak az iroda látogatóinak.

Olvassa el is

A vezetés és a menedzsment közötti különbség

2. Iktatás

A titkárok másik elsődleges feladata az ügyfelek és dolgozók iratainak kezelése. Emellett tárolják azokat a rekordokat is, amelyek kritikusak a jövőbeni hivatkozáshoz. Kórházi környezetben a titkárok feladata, hogy a nővérrel vagy az orvossal történt megbeszélés során elkészítsék a beteg aktáját. Az időpont megkötésekor is tárolják. A fájlokat ABC sorrendbe helyezik, és a legújabb és legegyszerűbb iktatórendszert használják az egyszerű tárolás és a gyors visszakeresés érdekében.

3. Levelezés

Ami az irodai környezetet illeti, a titkárok gyakran tartanak kapcsolatot a bejövő és kimenő telefonhívások, valamint a levelezési levelezés során. Ők választják ki a telefonhívásokat az ügyfelektől, ügyfelektől, üzleti partnerektől. Segítenek megoldani az ügyfelek által feltett kérdéseket, vagy továbbítják az ügyfeleket további útmutatásért a megfelelő részleghez. A menedzsment nevében telefonhívásokkal is eljárnak, amikor az információkat közölnek az ügyfelekkel.

Időpontokat ütemeznek és nyomon követik a kérdéseket. A jegyzetelés elengedhetetlen készség a titkárok számára, különösen a vezetők részéről. Elkészítik a feljegyzést vagy leveleket és az e-mailek átvilágítását is. A hivatalos értekezletek alkalmával jegyzőkönyvet is írnak.

4. Dokumentumkezelés

A dokumentumok kritikusak a szervezet számára, kezelésük kizárólag a titkár felelőssége. Ez a dokumentumok másolásával történik postázásra vagy belső terjesztésre. A dokumentumokat a cégnek faxon is el kell küldenie az ügyfeleknek, potenciális üzleti partnereknek vagy ügyfeleknek. A bejövő faxokat is megkapják, miközben a megfelelő részlegre irányítják őket.

Ezenkívül a dokumentumokat különféle formátumokban, például e-mailben, Excelben, Wordben és táblázatokban juttatják el az alkalmazottaknak és az ügyfeleknek. A titkárok lektorálják és elkészítik az e-maileket, mielőtt elküldenék a megfelelő csatornákra.

5. Általános irodai feladatok

Ha kis irodákról van szó, a titkár szerepei sokrétűek lehetnek a rutin irodai feladatok ellátásában és más kapcsolódó feladatokban, amelyek mások munkáját segítik. Ez magában foglalja az eredetileg lemondott időpontok ütemezését és átütemezését. Ide tartozik az irodaszerek rendelése, jegyzetelés és frissítők elkészítése a látogatók számára.

6. Támogatás

A titkár jelentős szerepe abban áll, hogy támogatást nyújtson a vezetőnek vagy vezetőknek a szervezet különböző részlegeiben. Annak ellenére, hogy a munkaállomások eltérőek lehetnek, mások bonyolultak vagy elfoglaltak, hogy minden vezetői csoporthoz személyes titkárt rendeljenek. Más munkahelyeken egy titkárt neveznek ki egyes felsővezetők kiszolgálására, és csak a vezérigazgatónak van személyes titkára.

7. Napi feladatok ellátása

A titkárok által végzett hasonló feladatok egy része mind információkezeléssel kapcsolatos. A titkár kezeli a papíralapú és elektronikus iktatórendszert. Ők kezelik az útleveleket, és számos irodai gépet üzemeltetnek, például nyomtatókat, faxokat, számítógépeket és videokonferencia-berendezéseket. Más munkaállomásokon a titkárok részt vesznek a diktálásban, jelentések és levelek készítésében.

Mások a vezetők által írt durva piszkozatokat is felülvizsgálják. A titkároknak kiváló nyelvtani és helyesírási ismeretekkel kell rendelkezniük. Gyorsan, pontosan és ügyesen kell gépelniük az ügyfélszolgálatot illetően. Rendelkezniük kell a különféle számítógépes szoftverek kezelésének műszaki ismereteivel, beleértve az adatbázisokat, táblázatokat és grafikákat.

Olvassa el is

Ghana Institute of Freight Forwarders tanfolyamok, helyszín és elérhetőségek

A titkár feladatai és felelőssége

A titkárnak a következő feladatokat kell ellátnia;

A bizottsági ülések előtt

• Egy helyiség kijelölése, ahol az értekezletet le kell folytatni
• Megbeszélés az elnökkel és az ülés általános napirendjének egyeztetése
• A bizottsági tagok értesítése az ülés tervezett helyéről és időpontjáról, valamint az egyeztetett napirendről.
• Az értekezlethez kapcsolódó összes irat elkészítése legalább egy héttel a tényleges ülés előtt. A dokumentumoknak tartalmazniuk kell a legutóbbi ülés levelezését és a jegyzőkönyvet is, amely az előző ülés jegyzőkönyve.

A bizottsági üléseken

• Az ülésen jelenlévők jegyzetelése. Figyelembe véve azokat az embereket is, akik nem voltak jelen, de korábban elnézést kértek.
• A legutóbbi ülés jegyzőkönyvének köröztetése, felolvasása, a jegyzőkönyvvel kapcsolatos kérdések felvetése, szükség esetén a jegyzőkönyv módosítása.
• A megbeszélésen részt vevők által elmondottak jegyzetelése, amikor beszámol a megtett azonnali intézkedésről. Továbbá tudomásul venni a bizottság által hozott döntéseket.
• A titkár által írt levelek és a kapott válaszok jelentése a bizottságnak az azonnali intézkedés érdekében.

Olvassa el is

A ghánai választási bizottság elérhetőségei és irodái

A bizottsági ülések után

• Az ülésen felvett jegyzetekből készült hivatalos jegyzőkönyv írása a kérdéshez időben a következő bizottsági ülésre
• A bizottság által korábban kért levelek megírása és elküldése.

A titkár kizárólagos felelőssége marad a következőkről szóló legfrissebb nyilvántartások vezetése;

• A bizottsági tag neve, hivatalos címe és telefonszáma
• A közösségi egyesület tagjainak neve és címe
• Találkozók, amelyeken a kapcsolódó közösség társult tagjai vettek részt
• Az illetékes tisztviselők fontos kapcsolattartása.

Melyek a munkakörhöz kapcsolódó titkári feladatok?

A különböző iparágakban különböző feladatokat osztanak ki a különböző titkárokra. Itt vannak a titkárok konkrét feladatai, amelyek a munkaköri leírásba illeszkednek.

A titkár általános feladatai

• Gondoskodni arról, hogy a bizottsági ülések a tagok számára megfelelő módon történjenek
• Gondoskodni arról, hogy a többi ülést, mint például a közgyűlést és az eseményeket is megfelelően levezessék.
• A tagsági nyilvántartás vezetése a jelenlegi rendszerhez igazodva
• Az értekezletek során tett közösségi tagok akciópontjainak nyomon követése.

Olvassa el is

Ghána nemzeti szolgálata: juttatás és fizetés 2020

A titkár konkrét feladatai

• A bizottsági ülések és a közgyűlés másokkal történő megtervezése, előkészítése, megfelelő kijelölése. Ez magában foglalja a megbeszélések időpontjának megtervezését, az értekezlet kiküldését, a szobák lefoglalását, a jegyzőkönyveket és egyéb releváns dokumentumokat. Továbbá a záró ülés napirendjének összeállítása az elnökkel való kapcsolattartással.
• Annak biztosítása, hogy a bizottsági ülésekre még egy perc álljon rendelkezésre. Főleg, ha zárt ülésekről van szó.
• A döntések és intézkedések pontos rögzítése a jegyzőkönyvben, valamint a soron következő bizottsági ülésekről szóló beszámoló, az intézkedések előrehaladásáról az üléseken megfogalmazott eredményekkel, döntésekkel.
• Pontos és pontos aktuális tagsági nyilvántartás vezetése. Ezen túlmenően a felmondások megújítása, valamint a tagdíjak rögzítése a pénztárossal való kapcsolattartással.
• A bizottsági üléseken egyeztetett levelek és e-mailek útján történő levelezés kezelése. Valamint a következő találkozóra beérkezett levelezés és e-mailek összegzése és a megfelelő válaszok megfogalmazása.
• Bármely kapcsolódó jelentés megtervezése, amelyet el kell végezni. Ez magában foglalja a közösségi egyesületi tagok éves beszámolóját is.

Olvassa el is

A ghánai oktatási szolgálat promócióinak magyarázata

Általános feladatok

• A Cégház követelményeinek betartásának biztosítása.
• Biztosítani kell a bizottsági ülések lebonyolítását és megfelelő rögzítését.
• A társaságok házának igazgatóinak névsorát is frissíteni kell a jelenlegi állapotra
• Gondoskodni arról, hogy a közgyűléseken és az EGM-eken megfelelően részt vegyenek és rögzítsenek
• A tagsági nyilvántartások naprakészen tartása
• Annak biztosítása, hogy az éves bevallások a megfelelő formátumban egybeesjenek a szabályozó testületekkel.

Számos munkalehetőség kínálkozik titkárnőknek a gazdaság különböző ágazataiban. A titkárok legnagyobb munkáltatói közül néhány a következő ágazatokba tartozik;

• Szociális támogatás
• Egészségügy
• Oktatás
• Professzionális munkaállomások
• Vallási szervezetek
• Kormányzat és civil társadalmak
• Tudományos és műszaki szolgáltatások

A titkárok készségei és alapkompetenciái

1. Elkötelezettség a szakmai fejlődés iránt

A titkároknak meg kell érteniük, hogy a szakma folyamatosan fejlődik, ezért folyamatosan frissítenie kell tudását. A munkáltatók arra számítanak, hogy szaktudásaik révén folyamatosan javítják a munkahely irodai hatékonyságát. A titkárok lenyűgözhetik a munkaadókat azzal, hogy meghosszabbítják képzésüket, és más lehetőségeket keresnek jelenlegi készségeik bővítésére. Ezzel tovább nőnek szakmai értékeik, amelyek az önéletrajzukban szereplő készségekhez kapcsolódnak.

Olvassa el is

Az NSS havi jelentési űrlapja a 2018-as ügyeletről

2. Kiváló kommunikációs készség

A titkárnők a legtöbb időt telefonálással, e-mailekkel, beszámolókkal, levelekkel és a recepción töltik. Ez magában foglalja az első benyomás felhasználását az egész szervezet elképzeléseinek és értékeinek összehívásában. A folyamatos üzleti növekedés az ügyfelekkel, partnerekkel és ügyfelekkel való bánásmódtól függ. A titkároknak meg kell hallgatniuk az ügyfeleket, követniük kell az utasításokat és jelenteniük kell a visszajelzéseket. Szükséges a stressz a verbális és szervezeti kommunikációs készségek miatt, amelyek megkülönböztetik Önt a többi jelentkezőtől.

3. Nyitottság a csapatmunkára

A titkároknak nyitottnak kell lenniük a más osztályokkal való csapatmunkára, hogy biztosítsák a szervezet céljainak elérését. Ez azt jelenti, hogy innovációt, együttműködést és kemény munkát kell alkalmazni. Kezdeményezéseket kell tenniük a munkahely hatékonyságának javítása érdekében.

OLVASSA EL IS : Menzgold mögött további három felsővezetőt azonosítottak

Olvassa el is

Tippek a 2018-as NSS értékelőlap letöltéséhez

A titkárnőknek a fenti készségeken kívül interperszonális készségekkel, többfeladatos képességekkel és a részletekre való odafigyeléssel is rendelkezniük kell. Mivel ez egy meglehetősen megterhelő munka, a jelentős munkaráfordításból stresszkezelési készségekkel is rendelkezniük kell. A titkár feladatai kiterjedhetnek és eltérhetnek a különböző iparágaktól. A titkárok értéke folyamatosan növekszik, így több lehetőség nyílik.

Abban az esetben, ha izgatott a recepciós munkavégzés lehetősége, készüljön fel arra, hogy fokozza a szervezet működésére gyakorolt ​​​​hatását. Ezenkívül feltétlenül tanulja meg a titkári feladatokat egy szervezetben. Fejleszteni kell a képesítést, hogy kitűnjön a többi titkár közül. Ha több készségre és kompetenciára szeretne szert tenni a titkári szakmában, javasoljuk, hogy iratkozzon fel a különböző adminisztrációs és titkársági tanfolyamokra.

OLVASSA MÉG:

• Nana Addo kinevezi az ügyvezető titkárt a döntő sajtótájékoztatón
• A ghánai bútorgyártó cégek listája 2018